18.09.07
効果的、効率的なタスク管理の方法
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タスク管理で勘違いされていることがあります。
タスク管理とは「忘れない為にタスクを管理する」のではなく「そのタスクをする時まで、そのタスクは忘れる」ことです。
タスクで頭がいっぱいになって作業効率を落とすのではなく、頭は常に空っぽでフル回転、時々タスクリストを見て次のタスクを思い出す、これがタスク管理です。
すべてのタスクを常に忘れず覚えておくこと、まず不可能です。
仕事が回らない人、忘れている人、抜けている人に効果的なタスク管理方法をまとめます。自分に合う、合わないはありますが、試してみる価値はあります。
■やるべきことが発生したらすぐタスクに落とし込む
お客様に電話する、返信する、書面を作成する等、小さなタスクでも発生した段階でタスクに落とします。それを対応する日時も記載します。
ノートやタスクリスト等手書きでも大丈夫ですが、スマホアプリであればタスクを優先順位に並べ替えたり、翌日以降に回せるタスクは移動が簡単だったり便利です。
またアプリではアラーム設定も出来、忘れ防止にも効果があります。
■一日数回、タスク管理を見る時間を決める
まずその日の仕事が始まる時に、必ずその日のタスクを確認し優先順位を決めます。仕事中は随時確認するのがベストですが、忘れがちの方は例えば食事や休憩時に確認する等、自分でルーチン化します。
■隙間時間で出来ることを前もって把握しておく
自分の仕事力に合わせて、3分/5分/10分 など隙間時間で出来る項目を前もって把握しておきます。資料画像の様に前もって一覧にまとめておくのも効果的です。
隙間時間が発生した時に、本日のタスクの中から出来そうなことを思い出し、対応することが出来ます。
■週の初め等、1週間分のタスクを棚卸・仕分ける
次の休み迄など一定期間分のタスクを棚卸します。例えば月曜～金曜が仕事の方は日曜夜か月曜朝にその週のタスクを四分割に分けます。
詳しい説明は長くなるので省きますが、画像の様な四分割タスク管理を行えば、その週の優先順位がクリアになります。
詳しいことはここには書き切れませんが、参考程度にはして頂けるかと思います。
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