22.09.28
時間対効果の面から整理整頓が必要なわけ
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整理整頓が苦手な人は珍しくありません。私自身はカバンの中や机の中まで置き場所を決める性格なので、正直あまり理解できないのですが、周りにもたくさんいます。
仕事面では会社全体で整理整頓を行うことはよくありますが、もう少し視線を落とし、個人のデスクや棚回りも見渡してみましょう。
私たちが改善に取り組む際、スタッフたちに気づかれないように、整理整頓が苦手な人の「何かを探している時間」を計測することがあります。誤解しないで欲しいのですが、その人たちを責めるためではなく、その時間をなくすためにはどのように整理整頓していけばよいのか、を探るためです。
例えば、ファイルにわかりやすいラベリングをしたり、よく使うファイルは手の届きやすい棚へ移動したり、一目でわかるようにインデックスを付けたり etc 時短面では、事務機器の配置を変えたり、壁を無くしたりもしています。
誰かの性格・行動を変えるのではなく、意識しなくても自然と時短ができる動き・動線を作るようにしています。
整理整頓の重要性をアドバイスするとき、次のような話をします。
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整理整頓しない人たちは、何かを探す度に30秒程時間を無駄にしている。
それが2時間に1回、1日8回あると240秒（4分）
365日、毎日4分探すと1460分（約24時間）
整理整頓しない人は、一年のうち丸一日、徹夜で探し物している。
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そんなに探し物してないだろｗ と笑われることもあります。でも、整理整頓が苦手な人の行動を観察してみてください。一日4分くらい、すぐに超えるくらい探しています。
個人の性格を変えるのは大変です。同様の人が入ってきたら、またその人を変えなくてはいけません。企業として、事務所として、時短できる仕組み・配置づくりは真剣に考えるべきことであり、時間対効果をすぐにあげられることです。単純に言えば、探し物時間に払っている給与分を、仕事成果時間に活用できます。
大きな投資なく、効果を上げられる改善のひとつです。見直してみましょう。
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