19.03.21
タスク管理 ･･･ 自分の仕事をどのように管理するか再度見直しましょう
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＊ 18.09.07 に投稿した内容に最近非常に多くのアクセスをいただいており、新年度を前に再度内容に加筆修正を加えて投稿します。
タスク管理で勘違いされていることがあります。タスク管理とは「忘れないためにタスクを管理する」のはもちろんですが、もっと重要な点は「そのタスクをする時まで、そのタスクは忘れる」ことです。やらないといけないこと、そんな細かなタスクで頭がいっぱいになり作業効率を落とすのではなく、頭は常に空っぽでフル回転、時々タスクリストを見て次のタスクを思い出す、これがタスク管理です。
また、すべてのタスクを常に忘れず覚えておくことはまず不可能です。そのためにも何かやることができたらすぐタスクに落とし込み、そしてそのやるべきときまでそのタスクは忘れます。仕事が回らない人、忘れている人、抜けている人に効果的なタスク管理方法をまとめます。自分に合う／合わないはありますが、試してみる価値はあります。
■やるべきことが発生したらすぐタスクに落とし込む
これは基本中の基本です。何かやるべきことが発生したら、タスク管理へ即入力／記入しましょう。お客様に電話する、返信する、書面を作成する等、小さなタスクでも発生した段階でタスクに落とします。それを対応する日時や期限も記載します。
また重要なのは、そのタスクを行った結果さらに新しいタスクが発生する点を見落とさないことです。例えばあるプロジェクトを責任者として担当している時「○○さんに作業依頼を行う」で終わりではなく、その○○さんが作業を終えたか確認するまでが責任者としての自分のタスクになります。
ノートやタスクリストなど手書きでも大丈夫ですが、スマホアプリであればタスクを優先順位に並べ替えたり、翌日以降に回せるタスクは移動が簡単だったり便利です。またアラーム設定も出来、忘れ防止にも効果があります。
私はGoogle カレンダー（To Do リスト）を利用しており、そこに常に落とし込んでいます。リスト自体を、至急、プロジェクト、仕事、プライベートなどいくつかに分け、必要なものだけを一覧表示できるようにしています。
■一日数回、タスク管理を見る時間を決める
先ほど「そのタスクをする時まで、そのタスクは忘れる」とお伝えしましたが、唯一覚えておくのは「タスクリストを確認すること」です。まず、朝起きた時にその日のタスクを確認し、優先順位を把握します。仕事中は随時確認するのがベストですが、忘れがちの方は例えば食事や休憩時に確認する等、自分でルーチン化します。この「タスクを確認する」という行為（これも自分にとってはタスク）を忘れる人も多いので、ここは時間を決めて習慣化する必要があります。
■隙間時間で出来ることを前もって把握しておく
自分の仕事力に合わせて、3分／5分／10分 など隙間時間で出来る項目を前もって把握しておきます。資料画像の様に前もって一覧にまとめておくのも効果的です。隙間時間が発生した時に、本日のタスクの中からやれそうなことを思い出し、対応することが出来ます。これにより隙間時間を有効に使え、仕事が溜まることを防ぐことが出来ます。
■週の初めなど、1週間分のタスクを棚卸・仕分ける
次の休みまで、など一定期間分のタスクを棚卸します。例えば月曜～金曜が仕事の方は日曜夜か月曜朝にその週のタスクを四分割に分けます。
詳しい説明は長くなるので省きますが、画像の様な四分割タスク管理を行えば、その週の優先順位がクリアになります。ちなみに新規問い合わせへの返信は重要ではないのですか？という質問を頂きましたが、あくまで一例ですので、ご自身の環境に合わせて判断されて下さい。
タスク管理は人によってさまざまな方法があり、そのすべての詳しいことはここには書き切れませんが、参考程度にはして頂けるかと思います。極一部の人でタスク管理など行わずともビジネスで成果を上げていく人たちは実在しますが、私のような普通の人たちにとって、自分のタスクを管理することはビジネスパーソンとして必須です。
ビジネスでは失敗しない人はいません。いわゆる仕事ができる人／できない人の差は、失敗をおかす頻度の差です。月に1回ミスをしているのか、毎日ミスをしているのかの差です。月に1回しかミスをしない人から自分のミスを叱られても納得できますが、毎日ミスをしている人から叱られても「お前が言うな」と思われるだけです。
新年度に向けて、自分のタスク管理を徹底して見直してみましょう。
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